QUI TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NCKH  SINH VIÊN

(Ban hành theo Quyết định số:14/QĐ/ĐHQT-QHQT & QLKH ngày 21 tháng 01 năm 2013)

TT Thời gian Nội dung Thực hiện Chi tiết
I. ĐĂNG KÝ, XÉT DUYỆT ĐỀ TÀI
1 Đầu tháng 2 Thông báo đăng ký đề tài  P. QHQT & QLKH  Thông báo trên website của Trường
Văn bản thông báo gửi các Trưởng đơn vị, Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên
2 Đầu tháng 3 Chuẩn bị hồ sơ đề tài  Chủ nhiệm đề tài (CNĐT) và Giảng viên Hướng dẫn (GVHD) Nộp Thuyết minh đề cương cho Khoa/Bộ môn (Mẫu R01)
Hạn chót: 01/03
Khoa/BM Nhận Hồ sơ đăng ký
Hỗ trợ, hướng dẫn sinh viên đăng ký đề tài
P. QHQT & QLKH  Hỗ trợ các Khoa/Bộ môn thủ tục đăng ký
3 Tháng 3 Sơ tuyển đề tài P.QHQT & QLKH  Ra quyết định thành lập Hội đồng sơ tuyển
Khoa/BM Tiến hành sơ tuyển đề tài;
Nộp công văn đề xuất các đề tài (theo thứ tự ưu tiên) (Mẫu S03)
Bảng tổng hợp các đề tài (S04)
Phiếu nhận xét thẩm định (M01)
Biên bản họp thẩm định của từng đề tài (M03)
Hạn chót: 01/04
4 Đầu tháng 4 Thành lập Hội đồng thẩm định đề tài P.QHQT & QLKH Lập quyết định thành lập Hội đồng thẩm định (BGH ký quyết định)
Tiến hành họp thẩm định các đề tài; Ra Quyết định cấp kinh phí (BGH ký)
5 Giữa tháng 4 Chỉnh sửa hồ sơ đề tài
và nộp hồ sơ đề tài
P.QHQT & QLKH Gửi Biên bản họp Hội đồng thẩm định đến Khoa/BM và Giảng viên hướng dẫn
Khoa/BM/ Phòng/TT Giảng viên hướng dẫn hỗ trợ CNĐT chỉnh sửa Hồ sơ thuyết minh và nộp về P. QHQT & QLKH
CNĐT và GVHD Chỉnh sửa lại thuyết minh, kinh phí đã được phê duyệt
Hạn chót: 1 tuần sau khi nhận Biên bản họp hội đồng thẩm định và Quyết định cấp kinh phí
II. CẤP KINH PHÍ VÀ THỰC HIỆN NỘI DUNG ĐỀ TÀI
6 Đầu tháng 5 Ký Hợp đồng thực hiện đề tài KHCN P.QHQT & QLKH Gửi Quyết định cấp kinh phí đến Trưởng Khoa/BM và Giảng viên hướng dẫn
Soạn thảo Hợp đồng dựa trên nội dung và kinh phí đã phê duyệt.
P. KHTC Kiểm tra phần thông tin chung và kinh phí Hợp đồng. 
Giảng viên hướng dẫn
(GVHD)
Xem xét, thương thuyết về các khoản mục đã ghi trong Hợp đồng giao khoán trước khi ký.
Lưu ý: cung cấp đúng thông tin cá nhân (tài khoản ngân hàng, mả số thuế,…)
BGH Ký hợp đồng (Mẫu M05) sau khi có đầy đủ chữ ký của GVHD, ký nháy của TP. QLKH và KHTC.
7 Giữa tháng 5 Chuyển kinh phí khoán chi cho CNĐT ngay sau khi ký HĐ (*) P.QHQT & QLKH Chuyển hợp đồng đã ký cho: CNĐT (1 bản photo); P. KHTC (1 bản chữ ký sống + 1 bản chữ ký photo); Lưu 1 bản photo
P. KHTC Thực hiện không quá 3 ngày sau khi có quyết định cấp kinh phí của BGH
8 Từ tháng 5 Thực hiện nội dung của hợp đồng GVHD và CNĐT Thực hiện nghiêm túc các nội dung đã nêu trong hợp đồng
Trong quá trình thực hiện, nếu có những phát sinh cần thay đổi về nội dung, sản phẩm, kinh phí, thành viên, CNĐT, giảng viên hướng dẫn cần làm phiếu yêu cầu theo mẫu về P. QHQT & QLKH
P.QHQT & QLKH Hỗ trợ những thủ tục cần thay đổi (nếu có) về thành viên tham gia đề tài, nội dung đề tài…
Thực hiện các thủ tục, các quyết định hủy đề tài, hoàn trả lại kinh phí khi chậm báo cáo
Thời gian thực hiện: 1 tuần
P. KHTC Hỗ trợ những thủ tục cần thiết khi giảng viên hướng dẫn thực hiện chuyển khoản cho phần không khoán chi
Hỗ trợ những thủ tục cần thay đổi về các khoản mục chi trong đề tài phát sinh từ yêu cầu của GVHD
Báo cáo BGH về việc chậm thanh quyết toán theo tiến độ hợp đồng; Thực hiện các thủ tục, quyết định hoàn trả lại kinh phí.
Thời gian thực hiện: không quá 3 ngày
III. NGHIỆM THU ĐỀ TÀI 
9 Đầu tháng 4 năm sau (Nếu thời gian thực hiện  đề tài 12 tháng) Báo cáo tổng kết và quyết toán  CNĐT CNĐT nộp hồ sơ Báo cáo tổng kết (R08) tại Khoa/Bộ môn; các Phụ lục minh chứng sản phẩm.
Hạn chót: 1 tháng trước khi kết thúc hợp đồng
GVHD Hỗ trợ CNĐT viết báo cáo tổng kết và thanh quyết toán kinh phí (có xác nhận của P.KHTC)
P.QHQT & QLKH Hỗ trợ Giảng viên hướng dẫn phần báo cáo tổng kết, kiểm tra nội dung và sản phẩm đúng như HĐ và thuyết minh được duyệt
P. KHTC Hỗ trợ Gỉảng viên hướng dẫn quyết toán kinh phí đề tài
10 Cuối tháng 4 Thành lập hội đồng nghiệm thu đề tài P.QHQT & QLKH Thành lập Hội đồng Nghiệm thu đề tài
Nguyên tắc thành lập: GVHD không là Chủ tịch Hội đồng và Phản biện trong hội đồng 
Khoa/BM/ Phòng/TT Tổ chức họp hội đồng nghiệm thu (Mẫu M08, M09)
Nguyên tắc: Họi đồng họp khi có 2/3 thành viên có mặt
11 Giữa tháng 5 Nộp hồ sơ báo cáo tổng kết đã chỉnh sửa theo ý kiến hội đồng nghiệm thu  CNĐT và GVHD Chinh sửa hồ sơ Báo cáo tổng kết dựa trên biên bản hội đồng nghiệm thu; sau đó, CNĐT gửi lại cho P.QHQT & QLKH 1 quyển
P.QHQT & QLKH Gửi Báo cáo tổng kết đã chỉnh sửa cho Chủ tịch hội đồng xem xét và đánh giá
12 Cuối tháng 5 Thanh lý Hợp đồng và thanh toán kinh phí đợt 2 CNĐT và GVHD Thực hiện không quá 3 ngày sau khi có Thanh lý hợp đồng + biên bản họp hội đồng nghiệm thu

Ghi chú: 

  1. Tất cả những thông tư, qui định, biểu mẫu liên quan trên website của trường ĐHQT
  2. Việc thanh toán Phần không khoán chi (Nguyên vật liệu, Thiết bị, dụng cụ, Đi lại, công tác phí, Phí dịch vụ thuê ngoài, Chi phí trực tiếp khác: thực hiện theo qui định sau:
    • < 200.000 đồng:  Phiếu thu; >200.000 đồng: Hóa đơn tài chính; 
    • Từ 5 triệu đồng: Chuyển khoản (Phần kinh phí này  sẽ được giữ tại kho bạc để thực hiện việc chuyển khoản)
    • Từ 10 triệu đồng: Chuyển khoản, Bổ sung: 1 bản Báo giá, 2 bản Hợp đồng kinh tế, 2 bản Nghiệm thu thanh lý (Do Trường ký)
  3. Việc thanh toán Phần khoán chi (Phần kinh phí này sẽ chuyển vào tài khoản của GVHD): thu thuế thu nhập cá nhân như sau: có MST (10%), không có MST (20%). P. KHTC sẽ thu khi GVHD quyết toán đề tài. Giảng viên hướng dẫn lưu ý đến thuế thu nhập cá nhân trước khi giao kinh phí cho CNĐT.
  4. Các mốc thời gian trên có thể thay đổi tùy theo thông báo hàng năm của  P. QHQT & QLKH.
Đối tác